W dobie cyfryzacji wiele aspektów naszego życia przenosi się do przestrzeni online. Jednym z kluczowych elementów tej transformacji w Polsce jest system e-Doręczeń, który ma na celu uproszczenie i przyspieszenie wymiany dokumentów między podmiotami publicznymi, firmami oraz obywatelami. W tym artykule przybliżymy najważniejsze aspekty związane z e-Doręczeniami, które wkrótce staną się integralną częścią systemu administracyjnego i biznesowego w kraju.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenie to nowoczesny system umożliwiający przesyłanie i odbieranie dokumentów drogą elektroniczną. Został zaprojektowany jako bezpieczna i skuteczna alternatywa dla tradycyjnej korespondencji poleconej. e-Doręczenia zapewniają pewność doręczenia, dzięki mechanizmom weryfikacji tożsamości nadawcy i odbiorcy oraz dowodom wysyłki i odbioru dokumentów. System ten jest zgodny z wymogami prawnymi, co oznacza, że dokumenty przesyłane przez e-Doręczenia mają pełną moc prawną, równoważną z tradycyjnymi przesyłkami poleconymi.
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń
Zgodnie z przepisami, podmioty publiczne mają obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń zarówno do wysyłania, jak i odbierania dokumentów. Dotyczy to między innymi urzędów, sądów i innych instytucji publicznych. Ponadto, firmy oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (takie jak notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi) są będą zobowiązane posiadać skrzynkę do e-Doręczeń i odbierać korespondencję przesyłaną przez podmioty publiczne.
Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli pozostaje opcjonalne, co oznacza, że mogą oni zrezygnować z tej usługi, jeśli nie odpowiada im taki sposób doręczenia korespondencji.
Przejrzystość i bezpieczeństwo
e-Doręczenia to system zaprojektowany z myślą o bezpieczeństwie i przejrzystości. Każda przesyłka jest identyfikowalna, a nadawca i odbiorca są weryfikowani, co zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi i podszywaniu się pod inne osoby. Dokumenty przesyłane przez e-Doręczenia są chronione przed zmianami w trakcie przesyłania, co zapewnia integralność treści korespondencji. Dowody nadania i odbioru dokumentów są przechowywane w systemie, co umożliwia późniejsze potwierdzenie skuteczności doręczenia.
Jak korzystać z e-Doręczeń?
Aktualny termin wdrożenia e-Doręczeń to styczeń 2025 roku. Do tego czasu firmy powinny zaopatrzyć się w platformę do obsługi, którą dostarcza Poczta Polska. Do obsługi skrzynki można jednak wykorzystać takie rozwiązania, jak:
- Skrzynka e-Doręczeń – dostępna na portalach mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl.
- Konto Przedsiębiorcy – poprzez portal biznes.gov.pl.
- System Kancelaryjny EZD – zintegrowany z e-Doręczeniami.
- Aplikacje firm – dostarczające usługę e-Doręczeń.
Korzystanie z systemu jest bezpłatne w przypadku korespondencji pomiędzy obywatelami, firmami i podmiotami publicznymi. Koszty przesyłek ponoszą podmioty publiczne, które wysyłają dokumenty do obywateli i firm oraz inne instytucje niepubliczne.
Co zrobić w przypadku problemów z przesyłką?
W przypadku problemów z przesyłką takich jak opóźnienia, zaginięcia lub inne nieprawidłowości, można złożyć reklamację. W zależności od rodzaju przesyłki (elektroniczna lub hybrydowa), można to zrobić na kilka sposobów:
- W skrzynce e-Doręczeń – zaloguj się, znajdź przesyłkę, kliknij „Usługi dodatkowe” i złóż reklamację.
- Na stronie Poczty Polskiej – wypełnij formularz online, wybierając odpowiedni powód zgłoszenia.
- W placówce Poczty Polskiej – reklamację można również złożyć osobiście w dowolnej placówce Poczty Polskiej.
Operator, którym jest Poczta Polska, rozpatruje reklamację w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia ich przyjęcia.
Harmonogram włączania e-Doręczeń
System e-Doręczeń będzie wdrażany dobrowolnie. W pierwszej kolejności, podmioty publiczne powinny zacząć korzystać z systemu, a następnie firmy i osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. Harmonogram wdrożenia obejmuje poszczególne etapy, które można śledzić na stronach rządowych oraz w komunikatach Ministra właściwego do spraw informatyzacji.
Aktywacja skrzynki e-Doręczeń
Aktywacja skrzynki e-Doręczeń jest dobrowolna, ale istotne jest, aby odbyła się przed upływem terminu obowiązku korzystania z systemu. Automatyczne zawarcie umowy z Pocztą Polską następuje po wpisaniu adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
Jesteś zobowiązany wdrożyć e-doręczenia?
Jeśli ten temat dotyczy Ciebie i Twojej firmy koniecznie skorzystaj z kompleksowych szkoleń z e-doręczeń organizowanych przez Centrum Verte. Dowiesz się z nich jak wdrożyć i skutecznie korzystać ze wszystkich udogodnień, jakie daje ten nowy system.
Podsumowanie
e-Doręczenia to krok w stronę nowoczesnej administracji i biznesu, który przynosi ze sobą wiele korzyści. Umożliwiając szybkie, bezpieczne i efektywne przesyłanie dokumentów, system ten ma szansę zrewolucjonizować sposób, w jaki zarządzamy korespondencją. Dla podmiotów publicznych i firm jest to obowiązek, dla obywateli – opcja. Warto zatem zaznajomić się z zasadami funkcjonowania e-Doręczeń i wykorzystać możliwości, jakie oferuje ten nowoczesny system.
