Jedna z pierwszych decyzji przy zakładaniu firmy dotyczy sposobu prowadzenia księgowości. Można wybrać biuro rachunkowe lub własną księgową na etacie. Które rozwiązanie jest lepsze dla firm z województwa śląskiego i czym należy się kierować?
Wszystko zależy od stopnia skomplikowania działalności firmy, jej obrotów oraz listy spraw, które zamierzamy zlecić. Księgowa na miejscu to równocześnie cała dokumentacja firmy na miejscu. Jest to przydatne szczególnie w przypadku np. kontroli. Poza tym księgowa na etacie zajmuje się wyłącznie sprawami jednej firmy i jest z nimi na bieżąco. Tak naprawdę to prawa ręka szefa oraz nieoceniony doradca. Nie jest to jednak rozwiązanie idealne, zwłaszcza gdy firma rozrasta się, zmienia się jej profil oraz skala działalności. Wówczas potrzebna jest wiedza i wsparcie specjalistów z wielu dziedzin (np. prawa). Poza tym własna księgowa to ważny pracownik i gdy przebywa na urlopie bądź zwolnieniu lekarskim, w firmie może powstać chaos. Do tego dochodzi m.in. utrzymanie etatu, wyposażenie stanowiska i koszt zakupu programu księgowego.
Wybór pomiędzy księgową a biurem rachunkowym to także wybór pomiędzy tym, kto weźmie odpowiedzialność za prowadzone księgi i rozliczenia. Chodzi o ubezpieczenie OC, które daje możliwość uzyskania odszkodowania w przypadku błędu i narażenia firmy na straty. Księgowe na etacie raczej nie mają wykupionego takiego zabezpieczenia. Natomiast biura rachunkowe w większości dają taką gwarancję. Poza tym z reguły rozliczenia są tam sprawdzane przez kilka osób, co minimalizuje ryzyko wystąpienia błędu. Większa liczba osób pracujących w biurze rachunkowym to zresztą ogromne zaplecze doświadczonych specjalistów, którzy zmierzyli się z niejednym problemem w księgowości. Często reprezentują oni firmę przez urzędami w związku z prowadzoną dokumentacją, więc właściciel nie musi tego robić osobiście. Biura rachunkowe stopniowo radzą sobie też z wyzwaniem, jakim jest szybki dostęp klienta do dokumentów firmy. Możliwości jest wiele – przesłanie zeskanowanych dokumentów lub zdalny dostęp do systemu księgowego.
Każda firma to indywidualny przypadek, więc to, które rozwiązanie będzie wygodniejsze, zależy od oferty biur rachunkowych oraz możliwości finansowych i kadrowych, jeżeli chodzi o utworzenie dodatkowego stanowiska. Lokalizacja również ma znaczenie. Biuro rachunkowe Katowice to dobre rozwiązanie dla firm z regionu. Z jednej strony księgowość zostaje zlecona na zewnątrz, ale w każdej chwili można spotkać się w biurze, by zajrzeć do dokumentów lub omówić pilne sprawy.
