Zwiększeniem szansy na udział polskich przedsiębiorców w unijnym obrocie gospodarczym są wprowadzone faktury elektroniczne dla zamówień publicznych.
Wprowadzenie faktur elektronicznych dla zamówień publicznych, co nastąpiło mocą Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prawnym, jest przejawem cyfryzacji gospodarki w Polsce. Należy zaznaczyć także, że rozwiązania te wynikały z konieczności implementowania Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE w sprawie fakturowania w zamówieniach publicznych. Pokazuje to, że elektroniczna wersja dokumentów jest pożądaną formą także na obszarze Unii Europejskiej.
Jak podkreśla Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii wdrożenie e-fakturowania w zamówieniach publicznych pociąga za sobą wiele korzyści. Wśród najważniejszych wymienia się skrócenie czasu obsługi transakcji, co przyspieszy otrzymywanie płatności przez wykonawców. Ponadto dzięki wykorzystanym systemom teleinformatycznym e-faktury mają także zwiększyć szanse na udział polskich firm w unijnym rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym.
Obowiązek stosowania faktury elektronicznej w zamówieniach publicznych
Zgodnie z art. 4 Ustawy zamawiający jest zobowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania. W przypadku zamówień, do których nie stosuje się przepisów prawa zamówień publicznych, wykorzystanie takich faktur może on jednak wyłączyć.
Wyraźnie należy podkreślić jednocześnie, że ustawodawca nie nałożył obowiązku stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych na wykonawcę. Oznacza to zatem, że może on, ale nie musi korzystać z takiej formy fakturowania. W praktyce warto jednak zauważyć, że wykorzystanie do przepływu dokumentów PEF może zwiększyć konkurencyjność przedsiębiorców uczestniczących w zamówieniach publicznych.
Obowiązek odbierania faktury elektronicznych nie jest obecnie ograniczony kwotowo. Początkowo dotyczył on bowiem wyłącznie faktur, których wartość przekraczała 30 tyś. euro.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna – pojęcie i elementy
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna składa się z danych określonych w przepisach Ustawy o podatku od towarów i usług oraz z danych, które zawierają:
- informacje o odbiorcy płatności,
- wskazanie umowy zamówienia publicznego.
Oznacza to, że e-faktura dla zamówień publicznych musi, poza wymienionymi enumeratywnie elementami, zawierać takie same dane, co faktura elektroniczna stosowana w obrocie gospodarczym od ponad dziesięciu lat. Są to m.in.:
- data wystawienia faktury,
- numer identyfikujący,
- dane podatnika i nabywcy towaru lub usługi,
- termin i forma płatności,
- nazwa towaru lub usługi oraz ich ilość,
- cena jednostkowa netto,
- stawka i kwota podatku,
- kwota należności ogółem.
W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej można także zawrzeć inne informacje, jeżeli jest to konieczne z uwagi na specyfikę zamówień publicznych.
Platforma Elektronicznego Fakturowania
W związku z wprowadzeniem faktur elektronicznych dla zamówień publicznych utworzona został centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami tzw. PEF. Platforma Elektronicznego Fakturowania to narzędzie, które ma usprawnić obsługę faktur i innych dokumentów związanych z zamówieniami publicznymi. Jak wynika wprost z przepisów zamawiający zobowiązany jest do posiadania konta na PEF, zaś wykonawca może wysyłać dokumenty korzystając z własnego konta lub upoważnić do tego inną osobę bądź jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Korzystanie z Platformy Elektronicznego Fakturowania jest bezpłatne. Przy pomocy PEF możliwe jest wystawianie faktur elektronicznych dla zamówień publicznych, a także sprawdzenie ich poprawności i kompletności oraz wysłanie dokumentów.
Na podstawie umów zawartych przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii usługi PEF świadczy obecnie dwóch brokerów, umożliwiając korzystanie z platformy poprzez aplikację webową lub desktopową.
