Coraz więcej rzeczy dzieje się w sieci. Przez internet robimy zakupy, uczymy się, sprzedajemy, prowadzimy biznesy. Dlatego też automatyzacja może być bardzo potrzebna w naszej firmie. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów? Dlaczego warto go wdrożyć? Podpowiadamy w naszym artykule.
Pandemia wymusiła pewne rozwiązania
Nie da się ukryć, że za przeniesienie wielu działań firmowych do sieci odpowiedzialne są lockdowny. Kiedy rozpoczęła się pandemia koronowirusa, byliśmy skazani na pozostanie w domach. Kto tylko mógł, nie pracował w siedzibie firmy, a wykonywał swoje zadania w domu.
Wówczas okazało się, że naprawdę wiele rzeczy, które wykonywaliśmy w biurze, możemy wykonywać w domu, bez żadnego problemu. Wystarczą tylko odpowiednie narzędzia.
Co więcej, firmy, które pewne rozwiązania wprowadziły już przed okresem pandemii, poradziły sobie w tym czasie znacznie lepiej. Mowa tutaj chociażby o elektronicznym dostępie do dokumentów w firmie. Dzięki ich zdigitalizowaniu, można było z nich korzystać z dowolnego miejsca, jeśli posiadało się dostęp do odpowiedniego oprogramowania.
Nic więc dziwnego, że po długich miesiącach pracy z domu pracownicy wiedzą już, co można zrobić inaczej, co zautomatyzować i uprościć. Jednym z takich elementów jest obieg dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto?
Przede wszystkim warto zastanowić się, dlatego elektroniczny obieg dokumentów może nam ułatwić pracę, ponieważ zdecydowanie może to zrobić. Przede wszystkim każdy pracownik zyskuje łatwy dostęp do wszelkiej dokumentacji pracowniczej, czy to związanej z pracownikami, czy z klientami. Jeżeli czegoś pilnie potrzebuje, wystarczy skorzystanie z programu. Nie musi jechać do firmy, przeszukiwać dokumentów papierowych – jednym zdaniem: nie musi tracić czasu.
Zdecydowanie łatwiej odnaleźć dokumenty w formie cyfrowej. Z papierem bywa różnie – możemy odłożyć go w złe miejsce i już nie jesteśmy w stanie go odnaleźć. W przypadku plików, wystarczy je odpowiednio opisać, żeby nie mieć żadnych problemów z wyszukiwaniem.
Poza tym też produkujemy znacznie mniej śmieci, jeśli nasze dokumenty mają formę cyfrową.
Kiedy pracownicy oszczędzają czas, mogą zająć się innymi obowiązkami, co może przełożyć się pozytywnie na sukces całej firmy. Nie rozdrabniamy się, nie tracimy niepotrzebnie cennych chwil, nie denerwujemy się, że coś zniknęło – to rozwiązanie ma naprawdę dużo dobrych stron.
Programy do elektronicznego obiegu
Oczywiście dokumenty powinny być przechowywane w specjalnie do tego zaprojektowanym oprogramowaniu i nie mogą mieć do nich dostępu wszyscy. To wciąż dokumenty, więc wiele z nich zawiera poufne dane. Na rynku oczywiście można otrzymać pomoc specjalistów, którzy tworzą takie programy. Można je zakupić, a firma je dla nas wdroży. Zazwyczaj możemy je dostosować do własnych potrzeb, co jest niezwykle wspomagające. Oczywiście warto pamiętać o aktualizowaniu programu oraz zgłaszaniu wszelkich niedogodności do producentów, by mogli nas wspierać, jeśli gdzieś pojawi się błąd.
