Elastyczność, szybki przepływ informacji, natychmiastowe reagowanie na zmieniające się okoliczności czy planowanie z wyprzedzeniem – to kluczowe wyznaczniki dobrze prosperujących firm. W biznesie nie można być przygotowanym na wszystko, ale można zrobić wszystko, by wiedzieć, co się w nim dzieje. Wiedza taka pozwala nie tylko rozważnie zarządzać firmą na co dzień, ale też szybko i adekwatnie reagować w kryzysowej sytuacji.
W czasach dynamicznych przemian to właśnie zdolności strategiczne, takie jak elastyczność czy prędkość podejmowania działań, decydują o „być albo nie być” biznesu. Dlatego szybki obieg dokumentów i łatwy dostęp do firmowych danych to podstawowe warunki funkcjonowania wielu organizacji – zwłaszcza tych wielooddziałowych. To w nich najbardziej przyda się DMS.
Co to DMS?
Czy w Twojej firmie przekazuje się pisma w formie papierowej? Jeśli tak, to znaczy, że praktykujecie tradycyjny obieg dokumentów. Jest czasochłonny i męczący, a na domiar złego powoduje chaos organizacyjny. By tego uniknąć, warto postawić na inteligentny i intuicyjny DMS, czyli elektroniczny system obiegu dokumentów.
Mówiąc najprościej, DMS to oprogramowanie służące do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych. Firmowe pisma dostają się do systemu automatycznie, np. poprzez zeskanowanie ich. W przeciwieństwie do tradycyjnego obiegu papierowych dokumentów DMS nie powoduje strat finansowych. Wręcz przeciwnie – pozwala oszczędzać czas, podnosi wydajność i usprawnia funkcjonowanie firmy.
Wymiana dokumentów to dopiero początek. Jakie korzyści daje DMS?
DMS nie tylko kompletuje dokumenty firmowe i umożliwia ich wysyłanie, ale też pozwala porządkować je, nadawać im uprawniania i priorytety, a także śledzić ich statusy. Taka przejrzysta klasyfikacja bardzo ułatwia codzienną pracę i sprawia, że działania pracowników są bardziej zorganizowane.
DMS, dostępny w ofercie FlowDog, pozwala ponadto archiwizować pisma, a dzięki intuicyjnej wyszukiwarce umożliwia szybkie znalezienie potrzebnych danych na podstawie konkretnych kryteriów czy słów kluczowych. Rejestrowanie i archiwizacja dokumentów możliwa jest z poziomu aplikacji, dlatego możesz pracować z dowolnego miejsca na świecie, pod warunkiem, że masz ze sobą telefon. Oprogramowanie FlowDog umożliwia ponadto monitorowanie ważnych terminów, związanych z dokumentacją, oraz wygodne przeglądanie historii zdarzeń. A to tylko początek długiej listy jego funkcjonalności.
Uproszczone zarządzanie
Uporządkowanie dokumentacji w formie elektronicznej, zdalny dostęp do informacji o nieobecnościach, zastępstwach i urlopach, intuicyjny interfejs i spersonalizowany pulpit – wszystko to usprawnia przepływ informacji w firmie i ułatwia zarządzenie nią.
Podglądanie statusów w czasie rzeczywistym
Dzięki wdrożeniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów FlowDog zyskujesz całodobowy dostęp do wszystkich zadań za pośrednictwem komputera lub dowolnego urządzenia mobilnego. Możesz wygodnie śledzić statusy poszczególnych projektów, przydzielać obowiązki i w porę reagować na ewentualne przestoje. Masz możliwość modelowania i uruchamiania procesów workflow oraz bieżącego kontrolowania efektów pracy poszczególnych zespołów.
Automatyczne raporty
DMS FlowDog pozwala na automatyczne generowanie ofert i raportów w czasie rzeczywistym (według nadanych filtrów). Pozwala to szybko zidentyfikować ewentualne błędy i przestoje. System generuje ponadto automatyczne przypomnienia o terminach związanych z datami obowiązywania umów, gwarancji czy przeglądów.
Proste fakturowanie
W systemie DMS ważną rolę odgrywa też fakturowanie. Dlatego rozwiązania flowdog.io umożliwiają Ci dostęp do wszystkich e-faktur z poziomu aplikacji mobilnej. Wszystko to z myślą o zapewnieniu jak najlepszej kontroli nad Twoim biznesem.
Komu jest potrzebny elektroniczny system obiegu dokumentów?
Elektroniczny system obiegu dokumentów jest niezbędny w każdej firmie, która stawia na nowoczesne i funkcjonalne rozwiązania, poprawiające przepływ informacji. Sprawdzi się wszędzie tam, gdzie brakuje łatwego dostępu do uporządkowanych danych. To idealny system dla przedsiębiorstw, w których istnieje duże ryzyko wystąpienia chaosu organizacyjnego. Wdrożenie rozwiązania FlowDog pozwoli im zachować porządek i pełną kontrolę nad wielozadaniowymi zespołami. Da też dostęp do czytelnych informacji na temat historii klientów. Dzięki takiej wiedzy budowanie relacji biznesowych i pozytywnego wizerunku marki będzie o wiele łatwiejsze.
EOD od FlowDog to system dla firm, które cenią bezpieczeństwo. Wszystkie dane prywatne i wrażliwe są przekazywane z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Klient ma możliwość wybrania pełnej lub częściowej poufności danych poprzez nadawanie przywilejów konkretnym osobom. Wszystko to przekłada się na ograniczenie liczby pomyłek i zminimalizowanie kosztów. EOD sprawia, że firmy oszczędzają czas i pieniądze, a codzienna praca staje się bardziej efektywna.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj inny artykuł, w którym udzielono odpowiedzi na pytanie „Co to DMS?”.
