Podpis elektroniczny to narzędzie ułatwiające codzienne kontakty, na przykład z kontrahentami czy placówkami administracji publicznej. Podpis elektroniczny to zaszyfrowane dane, które umożliwiają identyfikację osoby, która taki podpis złożyła. Podpis elektroniczny ma jednak swoją ważność. Aby nadal z niego korzystać, odnowienie podpisu elektronicznego po określonym czasie użytkowania jest niezbędne. Jak to zrobić?
W artykule:
- Co to jest podpis elektroniczny?
- Zwykły i kwalifikowany
- Zakup i odnowienie podpisu elektronicznego
- Zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Co to jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis (Dz.U.UE.910/2014, Dz.U.2021.1797). Wspomniane „inne dane” to dane zawarte w certyfikacie elektronicznym, poświadczającym niezaprzeczalny związek podpisu z konkretną, dającą się jednoznacznie zidentyfikować, osobą fizyczną – składającą podpis.
Zwykły i kwalifikowany
Zwykły podpis elektroniczny, czyli tzw. podpis niekwalifikowany, nie posiada certyfikatu kwalifikowanego i może być wykorzystywany głównie podczas np. wymiany wiadomości e-mail. Obecnie jest to dość powszechne narzędzie, jednak nie gwarantuje ono bezpieczeństwa danych w stu procentach.
Z kolei kwalifikowany podpis elektroniczny to rozwiązanie, który ma taką samą moc prawną, jak podpis własnoręczny. Jest on poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który daje możliwość wiarygodnego uwierzytelnienia osoby składającej podpis elektroniczny. Elektronicznej sygnatury potwierdzającej tożsamość osoby składającej podpis może używać wyłącznie ta osoba, do której ten podpis oraz certyfikat zostały przyporządkowane.
Podpis elektroniczny posiadający certyfikat kwalifikowany to o wiele bezpieczniejsze narzędzie od zwykłego podpisu elektronicznego. Z takiego narzędzia korzystają m.in. urzędy państwowe podczas przesyłania pism i dokumentów. Dzięki niemu możliwe jest na przykład złożenie deklaracji podatkowej online.
Certyfikat kwalifikowany jest wydawany jedynie przez autoryzowane Centra Certyfikacji. Ich lista jest dostępna na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Infrastruktura bezpiecznego podpisu elektronicznego podlega pod NCC.
Zakup i odnowienie podpisu elektronicznego
Aby móc korzystać z wszystkich możliwości, jakie daje kwalifikowany podpis elektroniczny, należy w pierwszej kolejności zakupić go od jednego z certyfikowanych dostawców, np. Szafir od KIR. Cena podpisu kwalifikowanego zależy w głównej mierze od konkretnego dostawcy oraz terminu, na jaki zostanie wykupiona ważność certyfikatu. Kwalifikowany podpis elektroniczny może być ważny od roku do trzech lat.
Standardowy zestaw kwalifikowanego podpisu elektronicznego składa się zazwyczaj z karty kryptograficznej, na której jest zapisany certyfikat, czytnika kart, który podłącza się do komputera, oraz oprogramowania koniecznego do obsługi podpisu elektronicznego. Obecnie istnieje również możliwość korzystania ze specjalnej aplikacji przeznaczonej na urządzenia mobilne, czyli kwalifikowanego podpisu elektronicznego mSzafir. Ten rodzaj podpisu nie wymaga posiadania karty ani czytnika, do składania podpisów wystarczy tylko urządzenie z dostępem do Internetu.
Odnowienie podpisu elektronicznego może dotyczyć zarówno odnowienia zestawu z nową kartą, jak i odnowienia na dotychczas posiadanym nośniku. Certyfikat można odnowić online. Odnowiony podpis będzie zawierał takie same dane, jak dotychczas wykorzystywany certyfikat. W przypadku chęci zmiany danych w certyfikacie należy wybrać opcję odnowienia na nowej karcie. Konieczne jest też zaznaczenie okresu ważności odnawianego certyfikatu.
W przypadku odnowienia na dotychczas używanym nośniku w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania przez dostawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego (w tym przypadku KIR) prawidłowo wypełnionych oryginałów dokumentów i potwierdzenia ich prawidłowości, osoba, dla której zostało złożone zamówienie, otrzyma wiadomość informującą o tym, jak odnowić certyfikat na posiadanej karcie. Wiadomość zostanie wysłana tylko na adres podany w zamówieniu. W ciągu 5 dni roboczych od wykonania tych czynności subskrybent otrzyma drogą e-mailową informację o przygotowanym certyfikacie i sposobie jego zapisania na karcie.
Dokumenty należy wydrukować, opatrzyć podpisem osoby upoważnionej i przesłać do dostawcy usługi (KIR). Możliwe jest podpisanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby posiadające zestaw z certyfikatem kwalifikowanym. W przypadku, gdy osoby upoważnione nie widnieją w KRS lub CEIDG, należy do dokumentów dołączyć odpowiednie pełnomocnictwa, potwierdzające ich uprawnienia do reprezentowania osoby zamawiającej kwalifikowany podpis elektroniczny.
Przy odbiorze certyfikatu weryfikacja tożsamości zamawiającego podpis jest dokonywana na podstawie ważnego dokumentu tożsamości – dowodu osobistego lub paszportu.
Zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Kwalifikowany podpis elektroniczny daje możliwość załatwiania m.in. spraw urzędowych, pełnoprawnego zawierania umów cywilno-prawnych na odległość, możliwość uczestnictwa w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych czy też zdalne przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Ponadto także:
- składanie e-deklaracji podatkowych
- składanie e-deklaracji ZUS
- podpisywanie faktur elektronicznych
- podpisywanie umów
- składanie pism, podań i innych formularzy rejestracyjnych m.in. w sądach, KRS, CEIDG, GIODO, urzędach patentowych oraz innych urzędach administracji publicznej
- składanie ofert w przetargach
