Zaplanowanie konferencji może wydawać się dużym wyzwaniem, które spędza sen z oczu organizatorów. Jednak każde tego typu zadanie może być dużo łatwiejsze, jeśli odpowiednio się do niego przygotujemy. Właściwa strategia działania to już połowa sukcesu. Sprawdź, jak zorganizować konferencję w kilku krokach!
Opracowanie planu działania
Organizację konferencji zacznij od opracowania dobrego, przemyślanego planu działania. Oszacuj liczbę uczestników, określ ich oczekiwania i sprawdź dostępny budżet. Ustal długość trwania konferencji i wstępną lokalizację. Skonsultuj najważniejsze kwestie z przełożonymi i zacznij zbierać konkretne propozycje.
Znalezienie odpowiedniego obiektu
Znalezienie odpowiedniego obiektu uwarunkowane jest przede wszystkim przez liczbę uczestników, dostępny budżet i długość trwania konferencji oraz jej założenia. Jeśli wydarzenie ma trwać kilka godzin i znajdą się na nim przedstawiciele z całego kraju, warto pomyśleć o obiekcie znajdującym się w centralnej Polsce.
Bardzo częstym wyborem jest Warszawa, która oferuje dużą bazę obiektów i jest świetnie skomunikowana. Wśród obiektów konferencyjnych niemałą popularnością cieszą się miejscowości turystyczne. Jeśli chodzi o doskonale wyposażone sale konferencyjne Zakopane jest popularnym wyborem. Nie jest to zaskoczeniem, ponieważ ten znany ośrodek narciarski ma wiele do zaoferowania.
Stwórz agendę konferencji
Stworzenie agendy konferencji to kolejny etap dobrej organizacji. Przede wszystkim trzeba wybrać termin, określić długość trwania i plan poszczególnych prelekcji. Istotne jest też zaplanowanie atrakcji dla uczestników. Może to być występ zaproszonych artystów, impreza firmowa, zabiegi w SPA czy gry terenowe. Wszystkie kwestie muszą zostać dokładnie przemyślane.
Ustal listę prelegentów i zaproszonych gości
Każda konferencja wymaga określenia prelegentów i tematów wystąpień. Wydarzeniom firmowym często towarzyszą występy artystów. Szczególnie jeśli spotkanie zaplanowane jest na dwa dni. Stworzenie dokładnej listy już na samym początku organizacji wydarzenia jest konieczne, aby dopasować się do grafików poszczególnych gości.
Zadbaj o atrakcje
Konferencje firmowe to również czas na integrację i rozrywkę. Nie zapominaj o zadbaniu o odpowiednie atrakcje dla uczestników. Jeśli będziesz współpracować z agencją eventową, możesz liczyć na dużą pomoc w tym zakresie. Większe obiekty, szczególnie te znajdujące się w turystycznych miejscowościach, z pewnością również będą w stanie pomóc w tym zakresie, oferując rozwiązania dopasowane do potrzeb organizatorów.
