Ostatnie kilka lat było dla sektora eventowego czasem ogromnych zmian. Wymagały od branży otwartości na nowe technologie i scenariusze wykraczające poza klasyczne, stacjonarne rozwiązania. Owocem tak dynamicznie rozwijającego się rynku są coraz ciekawsze i coraz lepiej zorganizowane wydarzenia w świecie wirtualnym. Dostaliśmy dowód na to, że eventy online można uznać za wartościową i pełnoprawną alternatywę dla tradycyjnych spotkań. W szczególnym stopniu widać to na przykładzie konferencji digitalowych, które znacząco zyskały na popularności.
Czym jest konferencja online?
Konferencja online, czyli inaczej konferencja w Internecie, jest typem spotkania odbywającego się w przestrzeni wirtualnej. Do jej przeprowadzenia nie potrzebujemy profesjonalnego studia – taką funkcję może pełnić każde ciche, przestronne i dobrze oświetlone wnętrze. Tego typu spotkania na ogół odbywają się w wynajętej sali lub odpowiednio dużym pomieszczeniu biurowym. Na miejscu znajduje się prowadzący, podczas gdy prelegenci i zaproszeni goście odbierają przekaz, korzystając z odpowiedniego sprzętu i oprogramowania. Istnieje również opcja hybrydowa, której uczestnicy podzieleni są na dwie grupy: jedna bierze udział w wydarzeniu stacjonarnie, natomiast druga w tym samym czasie łączy się za pośrednictwem specjalnie do tego przeznaczonej platformie.
Dlaczego warto organizować konferencje online?
Konferencje digitalowe i inne spotkania online są możliwością cenioną przez firmy oraz specjalistów z niemal wszystkich dziedzin. Takie wydarzenia znakomicie wpisały się w aktualne trendy. Przenosząc spotkania naukowe i biznesowe w świat wirtualny, zyskujemy wiele zalet. Ogromnym walorem takiego rozwiązania jest większy zasięg. Digitalowe wydarzenia pozwalają na dotarcie do większej grupy potencjalnych odbiorców. Co więcej, na nasz event możemy zaprosić gości spoza kraju. Dzięki temu, że w wydarzeniu uczestniczy się przez Internet, zaproszeni nie muszą borykać się z problemem dojazdu na miejsce. Kolejną zaletą, z jaką wiąże się organizacja konferencji online, jest redukcja kosztów. Decydując się na przeprowadzenie takiego spotkania, nie musimy wydawać dużych pieniędzy na catering, noclegi czy transport dla gości. Dodatkowo nie musimy wynajmować ogromnej sali konferencyjnej lub innych pomieszczeń. Bardzo dużym atutem takiego spotkania jest wygoda. Z punktu widzenia uczestników format wirtualny umożliwia o wiele większą elastyczność, porównując z eventami w tradycyjnej formie. W przypadku eventów digitalowych wartą podkreślenia zaletą jest streaming materiału na żywo, co pozwala odbiorcy na dostęp do obrazu i dźwięku dokładnie w czasie rzeczywistym.
Jak zdalnie zorganizować konferencję online?
Do organizacji zdalnych konferencji niezbędne są odpowiednie narzędzia. Bezwzględne minimum to nowoczesna, niezawodna i stabilna platforma internetowa. To wirtualna przestrzeń, która zapewnia płynne połączenie między prezenterem (lub większą ich grupą) a uczestnikami wydarzenia. Organizatorzy spotkań online często wybierają interaktywne platformy dostarczające, poza podstawowymi funkcjonalnościami, również opcje dodatkowe. W ten sposób można dopasować oprogramowanie do swoich potrzeb. Profesjonalne platformy targowo-konferencyjne nie tylko zapewniają wideo na żywo o wysokiej jakości. Tego typu narzędzia rozbudowane są także o dodatkowe funkcjonalności networkingowe jak czaty online, głosowania czy ankiety. Przygotowania do organizacji konferencji online obejmują również zapewnienie wyposażenia sali konferencyjnej w profesjonalny sprzęt audiowizualny. Na miejscu nie może zabraknąć takich elementów jak dobre oświetlenie, odpowiednie nagłośnienie i oczywiście dostęp do Internetu. Jak widać, zorganizowanie udanego, angażującego eventu obejmuje bardzo szeroki zakres czynności. Z tego względu warto rozważyć współpracę z doświadczoną agencją eventową z odpowiednim dorobkiem i renomą, np. https://bluexperience.pl/organizacja-wydarzen/.
