Biuro prasowe stanowi jeden z najważniejszych elementów każdej organizacji – odpowiednio zorganizowane biuro prasowe pozwala między innymi na sprawną komunikację pomiędzy poszczególnymi komórkami danej instytucji a dziennikarzami.
Czym jest biuro prasowe?
Biuro prasowe to specjalnie skonstruowana komórka, której zadaniem jest kreowanie pozytywnego wizerunku firmy. Osoby zatrudnione w jednostce organizacyjnej jaką jest biuro prasowe są odpowiedzialne przede wszystkim za komunikację z mediami – specjaliści od public relations wydają specjalne komunikaty związane z działalnością firmy, ponadto organizują różnego rodzaju konferencje prasowe oraz spotkania dziennikarzy z przedstawicielami organizacji.
Warto pamiętać o tym, że jednym z kluczowych obowiązków biura prasowego jest przygotowywanie wysokiej jakości materiałów informacyjnych. Dodatkowo dobrze zorganizowane biuro prasowe powinno postarać się o udostępnienie najważniejszych informacji dotyczących struktury i działalności firmy – tzw. press kit powinien zawierać między innymi informacje na temat kierownictwa, pracowników i założycieli firmy, a także logotypy oraz krótką historię działalności przedsiębiorstwa.
Oprócz tego pracownicy biura prasowego bardzo często zajmują się również aktualizowaniem stron internetowych organizacji, zazwyczaj odpowiedzialni są także za dbanie o pozytywny wizerunek firmy w mediach społecznościowych. Ponadto do zadań osób zatrudnionych w dziale PR należy również systematyczne monitorowanie mediów.
Organizacja pracy biura prasowego – podstawowe informacje
Element organizacji jakim jest biuro prasowe zatrudnia osoby posiadające specjalistyczne przygotowanie – w jednostkach odpowiedzialnych za kontakt z mediami pracują zarówno osoby z odpowiednim przygotowaniem zawodowym, jak i pracownicy mogący pochwalić się doświadczeniem w obszarze public relations. Zadania poszczególnych pracowników biura nadzorowane są najczęściej przez dyrektora, który niejednokrotnie występuje także w roli rzecznika danej organizacji.
Niekiedy prowadzenie biura prasowego firmy zleca się zewnętrznym agencjom – agencja PR to rozwiązanie, na które decydują się między innymi firmy nieposiadające doświadczenia w budowaniu relacji medialnych. Usługi profesjonalnej agencji PR mogą przydać się także dużym firmom, które zajmują się prowadzeniem wielu złożonych projektów komunikacyjnych jednocześnie – powierzenie części obowiązków doświadczonym specjalistom z zewnątrz pozwala na stworzenie kompleksowego i przejrzystego obrazu działalności firmy.
Czym jest wirtualne biuro prasowe?
Wirtualne biuro prasowe to nic innego jak specjalnie przygotowana część strony internetowej danej firmy, w której można znaleźć między innymi materiały graficzne czy bieżące informacje prasowe. Ponadto na stronie internetowej biura prasowego można znaleźć także dane kontaktowe pracowników oraz krótki opis działalności przedsiębiorstwa.
Osoby prowadzące wirtualne biuro prasowe powinny pamiętać o tym, że ta część serwisu internetowego może okazać się jedną z najlepszych wizytówek organizacji, dlatego jej administrowanie powinno przebiegać w niezwykle staranny i przemyślany sposób. Strony biura prasowego, ze względu na częste aktualizacje, bardzo często znajdują się wysoko w wynikach wyszukiwania, warto zadbać więc o to, by zostały one dopasowana do praw jakimi rządzą się wyszukiwarki internetowe.
Zobacz także: https://braden.pl/kim-jest-rzecznik-prasowy/
Główne zalety wirtualnego biura prasowego
Prowadzenie dobrze zorganizowanego wirtualnego biura prasowego niesie ze sobą szereg rozmaitych korzyści – zgromadzenie w jednym, łatwo dostępnym miejscu najważniejszych informacji dotyczących działalności, historii i pracowników firmy pomaga zaoszczędzić nie tylko czas potencjalnych klientów, ale ogranicza także ilość zapytań mailowych kierowanych do przedstawicieli organizacji.
Poza tym często aktualizowane wirtualne biuro prasowe oznacza także większą kontrolę nad udostępnianymi informacjami – aktualne i pewne informacje z pierwszej ręki pomagają w budowaniu profesjonalnego wizerunku firmy. Często aktualizowana strona oznacza także lepszą pozycję w wyszukiwarce, co przekłada się na znaczne zwiększenie szans na pozyskanie nowych klientów.
