Wybór biura rachunkowego jest jedną z najważniejszych decyzji podczas zakładania firmy. Od poprawności rozliczeń zależeć będzie ,,być, albo nie być” każdego przedsiębiorstwa. Konkurencja pośród biur księgowych jest obecnie bardzo duża. Nie oznacza to jednakże, że wybór będzie prosty. Poniżej prezentujemy kilka wskazówek, odnośnie tego na co powinno się zwrócić uwagę podczas dokonywania wyboru biura rachunkowego.
Ubezpieczenie OC na działalność prowadzoną przez biuro rachunkowe
Ubezpieczenie OC na działalność prowadzoną przez biuro rachunkowe, powinno obok kwalifikacji, stanowić podstawowy warunek podczas wyboru usług księgowych. Ubezpieczenie ochroni Naszą firmę od odpowiedzialności finansowej w razie popełnienia błędów przez biuro rachunkowe. Zasada ta jest bardzo łatwa, czym większa będzie kwota ubezpieczenia tym lepiej dla nas.
Zakres usługi księgowej jest równie ważną kwestią
Warto jest dokładnie sprawdzić, co obejmuje usługa w konkretnym biurze rachunkowym. Na rynku można uzyskać obsługę księgową, która obejmować będzie zakres podstawowy – obliczenie podatku i wysłanie odpowiednich deklaracji do urzędów. Można znaleźć także usługę, która w cenie będzie mieć wliczone np. reprezentowanie w urzędach.
Specjalizacja branżowa i doświadczenie
Kolejna kwestia to wybranie biura rachunkowego, które będzie się specjalizowało w obsługiwaniu firm z konkretnej branży. Istnieją biura rachunkowe, które radzą sobie bardzo dobrze w prowadzeniu rozliczeń firm produkcyjnych i usługowych. Inne zaś lepiej sprawdzają się w przypadku rozliczeń np. firm farmaceutycznych.
Przykładowo: Biuro rachunkowe https://acega.pl/ prowadzi księgowość firm, kadrową jak również doradztwo podatkowe.
Organizacja biura rachunkowego
Organizacja w biurze rachunkowym może być bardzo różna, dlatego też warto wybrać takie, które będzie działać nowocześnie i sprawnie.
Istotne jest, aby przed podjęciem współpracy z konkretnym biurem dowiedzieć się, w jakich godzinach będzie można liczyć na wsparcie ze strony księgowego,
Sprawdźmy również, czy będziemy mieć możliwość przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, jak również to, czy biuro udostępni dokumenty i dane przez internet (np. zestawienia kosztów),
Warto ustalić również, w jaki sposób księgowy poinformuje nas o konieczności zapłacenia podatku w danym miesiącu. Czy wyśle nam e-mail, zadzwoni, czy może napisze SMS-a, w którym przypomni o terminie płatności? Jak często kontaktować się będzie z nami pracownik biura? Czy jeszcze przed datą zapłaty podatku, czy tuż przed nią? Istotne jest, aby biuro monitorowało na bieżąco sytuację w naszej firmie, jak i poinformowało o ewentualnej stracie, czy podatku,
Bardzo ważne jest również ustalenie, w jakim terminie trzeba będzie przekazać dokumenty i czy będzie można to uczynić drogą elektroniczną.
Ochrona danych osobowych, a wybór biura księgowego/rachunkowego
Należy sprawdzić, czy biuro z którym chcemy podjąć współpracę wdrożyło już procedury RODO (ochrona danych osobowych). Księgowość będzie posiadała wiele ważnych, jak i newralgicznych informacji, dlatego też wybranie biura rachunkowego z odpowiednią ochroną danych osobowych jest bardzo istotne.
Cena, a wybranie biura rachunkowego
Z pewnością nie powinniśmy sugerować się wyłącznie niską ceną, bowiem na ogół ma ona duży wpływ na opisane powyżej kwestie. Ważne, abyśmy wybrali biuro rachunkowe z rozsądkiem. Oznacza to, że cena powinna być proporcjonalna do jakości świadczonych usług. Zanim podejmiemy współpracę warto jest sprawdzić, czy poza podstawową opłatą za usługi księgowe podczas prowadzenia księgowości nie będą nam naliczane nadplanowe opłaty.
