Pracodawcy często zastanawiają się, jak zwiększyć wydajność pracy w biurze, gabinecie medycznym czy placówce bankowej. W takim wypadku podstawą powinno być dokładne oznaczenie wszystkich dokumentów oraz poprawne ich przechowywanie w specjalnych szafach. Wówczas pracownik szybko znajdzie potrzebne akta i sprawniej zrealizuje powierzone mu zadania. A jakie szafy warto wybrać do nowoczesnego biura?
Jak przechowywać dane osobowe?
Wiele danych osobowych wciąż jest przechowywanych w formie fizycznych umów, kwestionariuszy i faktur. Takie dokumenty muszą być dobrze zabezpieczone i czytelnie poukładane, aby pracownik nie miał problemu z odszukaniem konkretnych danych. Szafy aktowe to rozwiązanie, które świetnie sprawdzi się w każdym biurze, ponieważ takie meble wyglądają estetycznie i są wyposażone w przestronne półki lub szuflady. Obecnie na rynku dostępne są szafy na akta, do których zmieszczą się dokumenty w formacie A4, A3, A5 i B5 jak również szafy na plany i mapy A0. Ponadto wiele modeli ma specjalne mechanizmy, dzięki którym mebel jest stabilny i nie przewróci się, nawet gdy pracownik otworzy kilka szuflad naraz. Poza tym szafy metalowe są również bardzo wytrzymałe i umożliwiają alfabetyczne lub chronologiczne układanie dokumentów.
Kiedy warto zdecydować się na szafy kartotekowe?
Szafy kartotekowe to meble specjalnie zaprojektowane do przechowywania danych osobowych pacjentów lub klientów, po które pracownik danej placówki musi regularnie sięgać. Dlatego taka szafa jest wyposażona w wygodny mechanizm umożliwiający wysunięcie tylko jednej szuflady, liczne przegrody i ma również wydzielone miejsca na opis zawartości. Szafy kartotekowe znajdują zastosowanie w:
- instytucjach publicznych
- urzędach
- placówkach medycznych
- archiwach
- dużych przedsiębiorstwach
- na uniwersytetach
Wspomniane szafy mogą się różnić między sobą wysokością, długością i szerokością szuflad, dzięki czemu można je z łatwością dopasować do rozmiarów przechowywanych dokumentów.
Na co jeszcze trzeba zwrócić uwagę, wybierając szafy na akta do biura?
Meble metalowe nie zajmują wiele miejsca i można dzięki nim usprawnić organizację pracy w małych i dużych firmach. W miejscach, gdzie przechowuje się wyjątkowo wrażliwe dane osobowe, warto zamówić szafy na akta zamykane na zamek mechaniczny lub elektroniczny oraz posiadające certyfikat uprawniający do przechowywania poufnych dokumentów. Poza tym wybrana szafa powinna mieć odpowiednie wymiary i musi umożliwiać wygodny dostęp do akt. Nie bez znaczenia będzie również rodzaj materiału, z jakiego został wykonany dany mebel oraz zastosowanie zabezpieczeń przed korozją i wilgocią.
Umiejętnie zaprojektowane i rozmieszczone szafy aktowo-kartotekowe, to doskonały pomysł na urządzenie nowoczesnego biura. Dlatego akta osobowe i faktury warto przechowywać w funkcjonalnych szafach, które mogą stać zarówno na zapleczu, jak i w pomieszczeniu, w którym na co dzień są przyjmowani interesanci. Ważne, by kupować meble metalowe od sprawdzonych producentów, ponieważ takie produkty cechuje wysoka jakość i staranne wykończenie.
