Nadmiar niepotrzebnych dokumentów w firmie może być problemem. W skrajnych przypadkach wręcz paraliżuje jej pracę. Na przykład z powodu braku miejsca na obecnie wykorzystywaną dokumentację. W takich sytuacjach warto pokusić się o nawiązanie współpracy z podmiotem specjalizującym się w ich niszczeniu i utylizacji. W poniższym artykule odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania dotyczące tego procesu.
Niszczenia dokumentów – kluczowe informacje
Choć usługi tego typu nie są specjalnie skomplikowane, wiele osób ma pewne wątpliwości dotyczące tego, jak to się odbywa. W sieci pojawiają się również pytania o sprawy prawne, a także o to, co dokładnie może zostać zniszczone. W związku z tym postanowiliśmy wyjaśnić tego typu kwestie. Dzięki temu łatwiej będzie Ci podjąć decyzję o ewentualnej współpracy z omawianymi podmiotami.
Na czym polega niszczenie dokumentów? Jak wygląda cały proces?
Mówimy tu o usłudze pozwalającej firmom pozbyć się niepotrzebnych dokumentów – umów, rachunków, raportów itd. Wszystko odbywa się w sposób bardzo sprawny. Najpierw wynajęta firma przyjeżdża na miejsce, by zapakować dokumenty w specjalnych pojemnikach, które zostają oczywiście zabezpieczone. Następnie lądują one w samochodzie i zostają przewiezione do niszczarni, czyli budynku, w którym znajdują się urządzenia przeznaczone do cięcia dokumentów.
Po wszystkim odpady zostają zutylizowane – lądują one na legalnym wysypisku, klient natomiast otrzymuje certyfikat potwierdzający proces niszczenia, a także nagranie z całego procesu. Co więcej, może on nawet wyznaczyć osobę, która będzie obserwowała realizację zleconej usługi.
Czy zniszczeniu podlegają wyłącznie dokumenty?
Nie. Zniszczyć możesz również inne nośniki danych, takie jak płyty CD/DVD, karty pamięci, a nawet dyski twarde. Do tego często dochodzą plastikowe karty (na przykład bankomatowe). Pozbycie się takich elementów wymaga użycia specjalnych niszczarek wyróżniających się dużą mocą.
Czy niszczenie dokumentów jest zgodne z RODO?
Tak. Oczywiście musisz nawiązać współpracę z właściwym podmiotem, który korzysta z pojemników, pojazdów i niszczarek zgodnych z aktualnymi przepisami. Dane wrażliwe są wtedy w pełni bezpieczne, dlatego nie musisz martwić się naruszeniem przepisów i związanymi z tym karami finansowymi.
Kto może skorzystać z usługi niszczenia dokumentów?
Tego typu oferta skierowana jest zarówno do firm, jak i klientów indywidualnych. Na pewno warto z niej skorzystać podczas zmiany siedziby, czyszczenia magazynów, czy też robienia zwyczajowych porządków. Zwłaszcza gdy dokumenty, których chcesz się pozbyć, zawierają dane wrażliwe.
Ile kosztuje niszczenie dokumentów?
Ostateczne koszty są uzależnione od kilku czynników. Duży wpływ ma, rzecz jasna, ilość dokumentów oraz innych nośników przeznaczonych do utylizacji. Do tego dochodzą jeszcze ewentualne usługi dodatkowe, czy też dystans, jaki pokonać muszą wynajęte pojazdy. Wszystko to sprawia, że firmy zazwyczaj przygotowują indywidualne wyceny dla swoich klientów. Dzięki nim jesteś w stanie zaplanować wydatki.
Czy w sprzedaży znajdują się szafki na dokumenty?
Tak. Sprzedają je te same firmy, które zajmują się niszczeniem dokumentów. Warto zaznaczyć, iż są to specjalne konstrukcje, gwarantujące wysoki poziom bezpieczeństwa. W sprzedaży znajdują się również szafki na dokumenty RODO. Ich użycie pozwala spełnić wszelkie wymagania prawne związane z przechowywaniem dokumentacji zawierającej dane osobowe.
Czy mogę niszczyć dokumenty na własną rękę?
Tak, jednak potrzebujesz do tego odpowiednich urządzeń. Są nimi niszczarki, które podzielić da się między innymi na wielkość ścinek, w które zamieniają się dokumenty. Im są mniejsze, tym można użyć ich do dokumentów o wyższej klasie tajności.
Jak widać, profesjonalne niszczenie dokumentów nie jest wcale dziedziną tajemną, ani problematyczną. W większości przypadków wszystko sprowadza się do wynajęcia właściwego podmiotu i podpisania korzystnej dla Ciebie umowy.
