Planując procesy związane z zarządzaniem dokumentami, przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę co najmniej dwie kwestie – okres przechowywania oraz procedury bezpieczeństwa. Aby zadbać o każdą z tych spraw, konieczne jest przeprowadzenie archiwizacji, a następnie określenie, gdzie przechowywane będą dokumenty. Firmy mogą skorzystać z dwóch rozwiązań – albo przechowywać dokumenty na miejscu, w swojej siedzibie, albo skorzystać z zewnętrznych archiwów.
Przechowywanie a archiwizacja
Błąd polegający na zrównywaniu ze sobą znaczeń tych dwóch procesów jest dość powszechny. Wystarczy jednak tylko chwila zastanowienia, aby zdać sobie sprawę z tego, że przechowywanie dokumentów może nie mieć z archiwizacją zbyt dużo wspólnego. Ten drugi proces polega bowiem na profesjonalnym posortowaniu dokumentacji. Przeprowadza się go, określając odpowiednie kategorie, a następnie segregując według nich zgromadzoną dokumentację. Aby tak stworzone archiwum było rzeczywiście funkcjonalne, archiwista używa intuicyjnych oznaczeń. W tym procesie duża role odgrywa opis dokumentów, tworzenie ewidencji oraz konsekwencja. Z kolei przechowywanie dokumentów może nie mieć nic wspólnego z konsekwencją i uporządkowaniem. Oczywiście prawo nakazuje utrzymywać swoją dokumentację w odpowiednim porządku. Dzięki temu jest ona gotowa w każdej chwili na ewentualną kontrolę np. Urzędu Skarbowego. W praktyce jednak nie tak rzadko można spotkać się z firmą, która przechowuje dokumenty, mimo braku rzetelnej archiwizacji.
Profesjonalne przechowywanie dokumentów zawsze powinno iść w parze z archiwizacją, bo tylko wtedy przedsiębiorca może zapanować nad dokumentacją i doskonale orientować się w tym, które akta należy zniszczyć, a które winny dalej pozostać w archiwum. I archiwizację, i przechowywanie można wykonać samodzielnie, jak też wybrać łatwiejszą drogę i skorzystać z usług profesjonalnych podmiotów.
Przechowywanie dokumentów na terenie firmy
Niektóre przedsiębiorstwa z sukcesem tworzą własne archiwum i przechowują dokumentację, bez pomocy zewnętrznych firm. Oczywiście, jest to do zrobienia. Nie zawsze jednak będzie to opłacalne wyjście. Samodzielne przechowywanie dokumentów należy wybrać, jeśli jesteśmy pewni, że nasze zabezpieczenia są na tyle silne, że nieuprawnione podmioty nie będą mogły przetwarzać danych, których administratorami jesteśmy. Przechowywanie akt na terenie firmy jest dobrym pomysłem, jeśli zgromadzona dokumentacja nie zmniejsza naszej przestrzeni do pracy i nie utrudnia funkcjonowania biura. Korzystanie z pomocy zewnętrznego archiwum poleca się natomiast firmom, które z różnych powodów nie dysponują profesjonalnymi zabezpieczeniami, a zależy im na tym, żeby ich akta były chronione na najwyższym poziomie. Nierzadko na pomoc decydują się też przedsiębiorstwa, dla których wynajmowanie kolejnych przestrzeni pod archiwum jest nieopłacalne, ze względu na zbyt wysoki czynsz.
Korzyści związane z przechowywaniem dokumentów w bezpiecznym archiwum zewnętrznym
- Możliwość skorzystania z innych usług „przy okazji”
Firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentacji, najczęściej oferują również dodatkowe usługi, takie jak: archiwizację akt, digitalizację i utylizację. Oznacza to, że z pomocą jednego podmiotu będziemy mogli zadbać o nasze zasoby w kompleksowy sposób. Zanim dokumentacja zostanie umieszczona w specjalnie zaprojektowanym w tym celu pomieszczeniu, może więc przejść precyzyjną archiwizację.
- Zwiększone standardy bezpieczeństwa przed kradzieżą danych i zniszczeniem dokumentacji
Przedsiębiorstwa, które nie specjalizują się w przechowywaniu dokumentów, przeważnie nie są w stanie ponieść na zabezpieczenia wysokim inwestycji. Często też po prostu nie chcą tego robić, bo preferują środki pieniężne przeznaczyć na bardziej opłacalne przedsięwzięcia, realnie wpływające na kondycję przedsiębiorstwa. Firmy takie jak Ekoakta proponują swoim klientom najwyższe standardy ochrony. Przechowywanie dokumentów odbywa się w pomieszczeniach, w których panuje optymalna temperatura i wilgotność. Dzięki obecności monitoringu oraz dzięki nowoczesnym zabezpieczeniom logicznym i fizycznym, ryzyko ujawnienia informacji nieupoważnionym osobom spada do zera. Takie placówki często wyposażone są w zabezpieczenia chroniące przed pożarami i powodziami.
- Profesjonalna obsługa i łatwy dostęp do dokumentacji
Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum wcale nie znaczy, że będziemy mieli utrudniony dostęp do akt. Rzetelni usługodawcy dbają o to, aby kontakt z klientem przebiegał bezproblemowo. W tym celu opracowuje się specjalne platformy online, które pozwalają użytkownikom na stały dostęp do dokumentacji.
Aby podjąć decyzję o tym, czy powierzyć przechowywanie dokumentów zewnętrznej firmie, czy zająć się tym samodzielnie, trzeba realistycznie ocenić swoje możliwości. Jeśli czujemy, że nie jesteśmy w stanie zapewnić aktom wystarczającej ochrony, zależy nam na oszczędności miejsca i nie wyobrażamy sobie płacić większego czynszu tylko po to, żeby zapewnić dokumentom przestrzeń, rozsądnym wyjściem będzie skorzystanie z profesjonalnej pomocy.
