Szukasz miejsca, w którym będziesz mógł zarejestrować swoją działalność gospodarczą? Zastanawiasz się, czy wskazane adresu domowego to dobry pomysł? Dla wielu osób nie, w związku z czym potrzebują one alternatywy. Jest nią na pewno skorzystanie z wirtualnego biura, które oferuje nie tylko adres w dobrej lokalizacji, ale też dostęp do zaplecza – skrytki pocztowej, sali konferencyjnej, prywatnego gabinetu czy biurka w przestrzeni coworkingowej. Jednak, czy takie rozwiązanie jest legalne?
Legalność wirtualnych biur
Jeżeli w ogóle rozważasz skorzystanie z oferty firm proponujących wynajem wirtualnego biura, to być może zastanawiasz się nad legalnością tej opcji. W tej budzącej wątpliwości sprawie stanowisko zajął nawet Naczelny Sąd Administracyjny. W orzeczeniu II FSK 3549/13 z 2014 roku potwierdził on legalność funkcjonowania biur wirtualnych. Zatem każdy, kto nie chce rejestrować firmy pod prywatnym adresem zamieszkania, może bez żadnych przeszkód i wątpliwości rozważyć biuro wirtualne w Warszawie.
Wirtualne biuro – sposób na oszczędności
Obecnie jest to opcją zyskującą na popularności z uwagi na coraz większą mobilność oraz elastyczność w sprawowaniu obowiązków zawodowych. Jednocześnie wielu, zwłaszcza młodych przedsiębiorców, freelancerów czy specjalistów pracujących głównie w terenie upatruje w tym szansy na oszczędności – wirtualne biuro jest zdecydowanie tańsze niż lokal stacjonarny wynajmowany samodzielnie.
Adres wirtualnych a rozliczenie z US
Czy Urząd Skarbowy podczas rejestracji płatnika może odmówić z uwagi na podanie wirtualnego adresu w formularzu? Zdarzały się takie przypadki, jednak zazwyczaj okazywało się, że odmowa nie ma żadnych podstaw prawnych. Stąd konieczność uregulowania tej kwestii przez Naczelny Sąd Administracyjny w 2014 roku.
Od tego czasu jednostkowe problemy z rejestracją pojawiały się, jednak dotyczyły głównie takich sytuacji, jak błąd w danych podawanych w zgłoszeniu, brak możliwości skontaktowania się z podmiotem, podmiot nie istniał, nie odpowiadał na wezwania naczelnika US, istniało podejrzenie, że podmiot będzie działał na niekorzyść instytucji finansowych czy wreszcie wobec rejestrującego się wydano zakaz prowadzenia działalności. Jednak powodem odmowy nie może być prowadzenie biura wirtualnego.
Zatem, jak wyglądają kwestie podatkowe czy kontrole w przypadku osób sprawujących działalność pod wirtualnym adresem? Trzeba jasno zaznaczyć, że wirtualne biuro fizycznie istnieje, a osoba, która w nim pracuje, podpisuje stosowną, zgodną z prawem umowę najmu. Do swojej dyspozycji ma też skrytkę pocztową, zatem odbieranie jakichkolwiek wezwań czy innej oficjalnej korespondencji nie stanowi żadnego problemu.
Legalność biura wirtualnego – pamiętaj o tych argumentach
Jeżeli nie jesteś pewien, czy Twoja firma może działać pod wirtualnym adresem albo spotkałeś się z sytuacją, gdy Urząd Skarbowy poddał w wątpliwość Twoje intencje czy wiarygodność podatkową zawsze możesz:
- powołać się na orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, które nie zakazuje, a wręcz aprobuje korzystanie z biur wirtualnych,
- skorzystać z pomocy prawnika.
Pamiętaj o osobistych korzyściach i nie rezygnuj z szansy na rejestrację firmy w atrakcyjnej lokalizacji i w niskiej cenie.
