Cyfryzacja procesów HR ma obecnie coraz większy wpływ nie tylko na efektywność firmy, ale także na poziom zadowolenia pracowników. Jeśli zależy nam na poprawie lub nawet utrzymaniu naszej pozycji rynkowej, powinniśmy więc zastanowić się nad wdrożeniem odpowiednich rozwiązań technologicznych. Jak jednak właściwie podejść do cyfryzacji procesów HR i co konkretnie możemy dzięki niej zyskać? Na te pytania odpowiadamy w poniższym artykule.
Cyfryzacja firmy – klucz do zwiększenia efektywności procesów HR
Jak możemy zaobserwować na przykładzie wielu średnich i dużych firm, technologie cyfrowe stają się w ostatnich latach coraz ważniejsze dla utrzymania konkurencyjnej efektywności biznesowej. Nowoczesne rozwiązania wdrażane są w celu optymalizacji różnych zadań i obszarów działania przedsiębiorstwa. Cyfryzowane są coraz częściej między innymi procesy HR, których sprawny przebieg jest niezwykle istotny dla każdej zdającej sobie sprawę ze współczesnych wyzwań organizacji.
Tradycyjna forma załatwiania spraw kadrowych jest nie tylko znacznie mniej efektywna, ale także niedopasowana do przyzwyczajeń i oczekiwań pracowników. Szczególnie widoczne jest to w przypadku obecnego już na rynku pracy pokolenia Z. Zwlekanie z cyfryzacją procesów HR może negatywnie wpłynąć na nasz employer branding i zniechęcić niektórych kandydatów do aplikowania. Firmy, którym zależy na zyskaniu przewagi konkurencyjnej powinny więc jak najszybciej zareagować na konieczność wdrażania nowych rozwiązań technologicznych.
Jakie procesy HR możemy cyfryzować?
W przypadku zadań, które tradycyjnie realizowane są przez pracowników działu HR, możliwości automatyzacji przy wykorzystaniu technologii informatycznych są naprawdę bardzo szerokie. Poniżej przedstawiamy więc kilka z najważniejszych obszarów, które będziemy mogli zoptymalizować dzięki cyfryzacji.
Obieg wniosków pracowniczych
Pierwszą kwestią, która często przychodzi na myśl w momencie, gdy mówimy o cyfryzacji procesów HR, jest digitalizacja obiegu wniosków pracowniczych. Obszar ten jest bardzo istotny między innymi z tego powodu, że implementacja nowoczesnych rozwiązań informatycznych przynosi szybkie i zauważalne efekty zarówno dla pracowników działu kadr, jak i dla wszystkich zatrudnionych w firmie osób.
O cyfryzacji jakich wniosków jednak mówimy?
Dzięki odpowiedniej platformie HR będziemy mogli usprawnić obieg między innymi:
- wniosków urlopowych;
- wniosków delegacyjnych;
- wniosków o zapotrzebowanie;
- ankiet i formularzy wewnętrznych.
Cyfryzacja procesów HR pozwoli także na digitalizację obiegu innych dokumentów wysyłanych tradycyjnie do pracowników w formie papierowej. Dzięki temu zatrudnione osoby zyskają między innymi dostęp do elektronicznych pasków płacowych czy obiegówek.
Ewidencjonowanie czasu pracy
Kolejnym obszarem, w którym cyfrowe rozwiązania wspierają zarówno dział HR, jak i wszystkich innych pracowników jest ewidencjonowanie czasu pracy. Wykorzystanie systemu informatycznego pozwoli tu bowiem na zastąpienie papierowych kart pracy kartami elektronicznymi, których uzupełnianie będzie znacznie szybsze i wygodniejsze. Elektroniczna ewidencja czasu pracy będzie mogła także znacznie usprawnić kontrolowanie tego, ile czasu pracownik poświęca na wykonywanie danego zadania.
Procesy rekrutacyjne
Jednym z trendów, na który zwraca obecnie uwagę wielu ekspertów HR, jest stosowanie nowoczesnych technologii w celu zautomatyzowania procesów rekrutacyjnych. Cyfryzacja tego obszaru zarówno usprawnia i przyspiesza poszczególne zadania, jak i pomaga firmom w znalezieniu kandydatów lepiej dopasowanych do danego stanowiska. Implementacja odpowiednich narzędzi optymalizujących procesy rekrutacyjne może więc przynieść organizacji ogromne korzyści.
Benefity tego rozwiązania docenią również osoby aplikujące na dane stanowisko w naszej firmie. Będą mogły one bowiem szybciej otrzymać konkretną odpowiedź i wygodniej śledzić przebieg procesu rekrutacji. To może natomiast sprawić, że – przekazując pozytywne doświadczenia – zachęcą oni także inne osoby do wysłania aplikacji.
Obieg dokumentacji pracowniczej
Obszarem, w którym wdrożenie nowoczesnych systemów informatycznych może prowadzić do znaczącego wzrostu efektywności, jest również zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Drukowanie, przechowywanie, archiwizowanie czy wyszukiwanie papierowych akt bywa często żmudnym i czasochłonnym procesem. Dzięki wygodnej i intuicyjnej platformie obieg dokumentów pracowniczych stanie się znacznie sprawniejszy, a zaangażowani w niego pracownicy działu HR będą mogli zająć się wykonywaniem innych zadań.
Korzyści wynikające z cyfryzacji procesów HR
Tym, co z pewnością interesuje większość firm zastanawiających się nad cyfryzacją procesów HR, są konkretne korzyści wynikające z wdrożenia nowoczesnego systemu informatycznego.
Na jakie benefity możemy więc liczyć, gdy zdecydujemy się na implementację odpowiedniego oprogramowania?
To w dużej mierze zależeć będzie od naszej obecnej infrastruktury oraz wybranej przez nas platformy. Z pewnością spodziewać możemy się między innymi takich zmian jak:
- szybsza realizacja zadań – dzięki optymalizacji poszczególnych procesów HR będziemy mogli oszczędzić czas poświęcany do tej pory na wykonywanie powtarzalnych i monotonnych czynności;
- odciążenie pracowników działu HR – automatyzacja poszczególnych procesów sprawi, że specjaliści HR będą mieli więcej czasu, który będą mogli wykorzystać między innymi na wspieranie pracowników i dbanie o rozwój przedsiębiorstwa;
- łatwiejsze załatwianie spraw kadrowych przez pracowników – cyfryzacja obiegu wniosków urlopowych czy też ewidencji czasu pracy przełoży się na zwiększenie wygody wszystkich zatrudnionych osób;
- usprawnienie pracy zdalnej i hybrydowej – dzięki temu, że znacznie więcej czynności można będzie zrealizować z pomocą odpowiedniego systemu, pracownicy zdalni będą mogli wykonywać konkretne zadania bez konieczności przyjeżdżania do biura;
- zwiększenie bezpieczeństwa danych – akta pracownicze oraz inne dokumenty przechowywane w wersji elektronicznej nie zgubią się ani nie ulegną zniszczeniu;
- poprawa wizerunku firmy – cyfryzacja procesów HR sprawi, że pracownicy będą postrzegali naszą organizację jako nowoczesną i troszczącą się o wygodę zatrudnionych osób; to natomiast przełoży się na poprawę employer brandingu przedsiębiorstwa;
- redukcja kosztów – zoptymalizowanie procesów HR, oszczędność czasu pracowników i brak konieczności drukowania i fizycznego przechowywania wielu dokumentów przełożą się na realne oszczędności dla firmy.
Cyfryzacja procesów HR krok po kroku
Gdy widzimy już, jak wiele korzyści przynieść może cyfryzacja procesów HR, warto wyjaśnić, jakie konkretnie działania powinniśmy podjąć, by osiągnąć omawiane benefity. Poprawne przeprowadzenie całego procesu będzie bowiem niezbędne dla osiągnięcia pełnej efektywności firmy.
Analiza potrzeb firmy
Jeśli zależy nam na tym, by wdrażany przez nas system naprawdę pomagał pracownikom i poprawiał efektywność naszej organizacji, cyfryzację powinniśmy rozpocząć od przeprowadzenia dokładnej analizy naszych procesów biznesowych i wyznaczenia konkretnych celów. Warto zwrócić wtedy uwagę między innymi na opinie pracowników działu HR i innych zatrudnionych osób. Dzięki takiemu podejściu do cyfryzacji implementowane oprogramowanie będzie odpowiedzią na rzeczywiste potrzeby firmy.
Wybór oprogramowania
Po przeanalizowaniu obecnego kształtu procesów oraz wyznaczeniu obszarów, na optymalizacji których najbardziej nam zależy, będziemy mogli rozpocząć poszukiwania systemu idealnie dopasowanego do potrzeb naszego przedsiębiorstwa. Ważne będzie nie tylko to, by oprogramowanie oferowało wszystkie niezbędne dla nas funkcjonalności, ale także to, by było dopasowane do naszej obecnej infrastruktury firmowej. Niezbędna będzie więc możliwość integracji wybranego systemu workflow z innymi programami.
Pod uwagę powinniśmy wziąć również potencjalne możliwości rozbudowy platformy HR. Wraz z rozwojem naszej firmy konieczne może być bowiem wdrożenie kolejnych usprawnień. Jeśli postawimy na implementację modułowego oprogramowania dla kadr i HR takiego jak LOGITO, będziemy mogli w przyszłości rozbudować je o kolejne elementy.
Wdrożenie systemu do cyfryzacji procesów HR
Jeśli zdecydujemy się na profesjonalne oprogramowanie do cyfryzacji procesów HR zaprojektowane przez sprawdzonego dostawcę, samo jego wdrożenie nie powinno wiązać się z żadnymi problemami. Zajmujący się nim specjaliści zadbają o wszystkie kwestie techniczne i sprawnie przeprowadzą całą implementację. Co bardzo ważne, wdrożenie nowego systemu nie musi być także czasochłonne. Dzięki temu nasza firma bardzo szybko odczuje pozytywne efekty cyfryzacji procesów HR i nie narazi się na chaos organizacyjny.
Monitorowanie postępów
Firmy, którym zależy na osiągnięciu jak największej efektywności, nie powinny traktować momentu wdrożenia oprogramowania jako zakończenia procesu cyfryzacji. Wraz z udostępnieniem tego narzędzia pracownikom pojawi się bowiem konieczność przeszkolenia zatrudnionych osób z obsługi nowych funkcjonalności. Dodatkowo niezbędne będzie także weryfikowanie, czy nowy system faktycznie spełnia nasze oczekiwania.
W jaki sposób możemy to zrobić?
Najlepszą metodą będzie z pewnością mierzenie określonych wcześniej wskaźników. Ich dobór będzie jednak różnił się w przypadku konkretnych przedsiębiorstw. Badać możemy między innymi takie wartości jak czas realizacji określonych procesów czy też efektywność i zadowolenie pracowników.
Cyfryzacja procesów HR pierwszym krokiem na drodze ku osiągnięciu dojrzałości cyfrowej firmy
Implementacja platformy do digitalizacji procesów HR może w przypadku niektórych organizacji stanowić idealny punkt wyjścia do dalszych działań mających na celu osiągnięcie cyfrowej dojrzałości przedsiębiorstwa. Planując wdrażanie zmian, warto pamiętać o konieczności kompleksowego podejścia do cyfryzacji i wybrać oprogramowanie, dzięki któremu możliwe będzie usprawnienie również innych obszarów działania firmy. Możliwości takie zapewni nam modułowa platforma LOGITO, która dostarczy nam wielu funkcjonalności niezbędnych do maksymalizacji potencjału naszej organizacji.
