Monitorowanie przepływu pracy odgrywa dzisiaj dużą rolę zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach. Chętnie sięga się przy tym po systemy workflow, które dają duże możliwości w zakresie organizacji pracy swojej, innych pracowników, tworzenia grup roboczych i obiegu dokumentów. Delegowanie zadań jeszcze nigdy nie było tak proste. Zanim postanowisz wdrożyć taki system, sprawdź co warto o nim wiedzieć!
Czemu warto wdrożyć system workflow? Takie rozwiązanie w Twojej firmie może stać się okazją do wykorzystania tych możliwości organizacji, które dotąd pozostawały w zapasie z powodu nie dość dobrego zarządzania pracą i obiegiem dokumentacji. Skorzystanie z dedykowanego systemu pozwala lepiej delegować poszczególne zadania tak, aby nie obciążać jednocześnie pracowników niepotrzebnymi informacjami.
Czym jest system workflow?
Czym jest system workflow i w jaki sposób działa w organizacji? Pod pojęciem tym rozumie się automatyzację procesów biznesowych. Dotyczy ona wprowadzenia odpowiednich procedur zarządczych w zakresie delegowania zadań i obiegu dokumentacji (np. tak działają rozwiązania polecane na archman.pl). Dosłownie pojęcie tłumaczone jest jako „przepływ pracy”.
Automatyzacja procesów sprawia, że delegowanie zadań jest bardziej dopasowane do potrzeb. Istnieje np. możliwość takiego zlecania pracownikom czynności, aby nie było trzeba wdrażać ich w kontekst całego przedsięwzięcia. Pozwala to na szybsze osiągnięcie celów bez marnowania czasu i niepotrzebnego obciążania osób pracujących w firmie.
Wdrożenie systemu workflow jest też okazją do sprawnego archiwizowania danych w systemie. Tworzy się baza danych firmy, która potem bywa wykorzystywana dla wprowadzania w przedsiębiorstwie istotnych modyfikacji.
Etapy w systemie workflow
Z jakich etapów składa się proces workflow? Ważnymi pojęciami, które trzeba poznać, będą w tym przypadku:
- Proces będący zadaniem do wykonania.
- Aktywność oznaczająca część zadania przeznaczoną do wykonania konkretnemu pracownikowi. Aktywności dzielą się na manualne (wykonywane przez pracowników) i automatyczne (wykonywane przez system).
- Tranzycja, czyli warunki potrzebne do przechodzenia pomiędzy aktywnościami.
Procedura workflow rozpoczyna się od zdefiniowania procesu (zadania). Właśnie na tym etapie podejmowane są decyzje co do zaangażowania konkretnych zasobów ludzkich, określenia charakterystyki projektu i podziału prac.
Etap wdrażania procesu związany jest z rozpoczęciem pracy przez poszczególne zespoły. Dążą one do wykonania swoich zadań. Kluczowe jest tu pośrednictwo dedykowanego oprogramowania. Pozwala ono na udostępnienie informacji o statusach poszczególnych aktywności. System dokonuje sprawdzenia warunków tranzycji i ustala kolejność dalszych aktywności.
Zalety systemu workflow
Czemu warto wdrożyć workflow? Automatyzacja działań sprawia, że poszczególni pracownicy mają mniej obowiązków. Oszczędza się koszty i czas ludzkiej pracy. Jednocześnie istnieje możliwość skupienia się na lepszym rozdzielaniu zadań pomiędzy pracowników z uwzględnieniem ich kwalifikacji.
