Prawidłowe ujęcie delegacji jest jednym z bardziej skomplikowanych zagadnień z zakresu rozliczeń pracowniczych. Naliczanie delegacji jest regulowane przez odpowiednie regulacje prawne, a cały proces jest czasochłonny szczególnie w przypadku prowadzenia w przedsiębiorstwie dokumentacji w formie tradycyjnej (papierowej). Dynamiczny rozwój nowoczesnych technologii objął także działalność kadrowo-płacową – wykonywanie wielu zadań z tego obszaru jest obecnie znacznie łatwiejsze dzięki stosowaniu specjalistycznego oprogramowania, która zapewnia m.in. automatyzację monotonnych czynności oraz minimalizuje ryzyko błędów.
Delegacje pracownicze – dlaczego warto prowadzić je w formie online?
Jak już wspomniano, rozliczanie delegacji nie należy do najprostszych zadań działów kadrowo-płacowych. Duży udział w przygotowaniu niezbędnej dokumentacji należy do pracownika, którego zadaniem jest m.in. zebranie wszystkich rachunków z tytułu opłat za paliwo itp. podczas odbywania podróży służbowej. Dlatego też, aby zwiększyć efektywność pracy pracowników do spraw kadr i płac, warto zastanowić się nad wdrożeniem oprogramowania komputerowego pozwalającego na elektroniczny obieg dokumentów. Jest to bardzo ważne, ponieważ często zdarza się, że pracownik zagubił część rachunków itd. bądź już po powrocie z podróży służbowej jest zbyt pochłonięty obowiązkami zawodowymi, by dostarczyć w odpowiednim terminie wszystkie niezbędne dokumenty.
Delegacja online – bezproblemowo rozliczaj delegacje zagraniczne. Obecnie, na rynku dostępnych jest wiele aplikacji specjalistycznych przeznaczonych dla działów kadrowo-płacowych, które pozwalają na zarządzanie delegacjami pracowniczymi w formie online. Jeden z takich systemów to delegacje online-Inewi.pl, czyli kompleksowe oprogramowanie, które cechują następujące funkcjonalności:
- elektroniczny obieg dokumentów, dzięki któremu możliwy jest transfer online dokumentów oraz delegowanie pracowników. Dzięki temu rozwiązaniu obieg dokumentów w firmie jest znacznie szybszy, co umożliwia sprawne i terminowe realizowanie zadań przez dział kadrowo-płacowy firmy,
- intuicyjny i prosty w obsłudze kanał komunikacji, za pomocą którego możliwy jest kontakt z pracownikiem w celu omówienia kwestii związanych z delegacjami (mogą być to np. sprawy dotyczące czasu odjazdu pociągów, szczegóły odnośnie miejsca zakwaterowania czy informacje na temat wysokości diety z tytułu podróży służbowej),
- repozytorium plików (pracownicy mogą za pośrednictwem Inewi pobrać niezbędne dokumenty),
- dostęp do danych historycznych.
Delegacje pracownicze w formie online – czy jest to bezpieczne rozwiązanie?
Można znaleźć w sieci opinie, że korzystanie z rozwiązań opartych na internetowych systemach wymiany plików stwarza ryzyko wycieku wrażliwych danych osobowych. Jest to szczególnie ważna kwestia dla pracodawcy, ponieważ niezadbanie o bezpieczeństwo może skutkować pogorszeniem reputacji firmy. Obawy budzą także wprowadzone w 2018 roku przepisy RODO, które zakładają wysokie sankcje dla firm, które nie dopełniły obowiązków w tej kwestii. Dobra wiadomość jest taka, że w odniesieniu do tych wątpliwości nie ma powodów do obaw, bowiem serwery, na których gromadzone są dane, cechują się wysokim poziomem bezpieczeństwa oraz możliwością odzyskania danych przez właściciela właściwie w dowolnym momencie.
