Początek roku 2022 r. w Polsce jest pełen zmian. Rewolucja dotyczy nie tylko podatków i programu Nowy Ład, zmian w prawie pracy, ale też sposobu wystawiania faktur i wielu innych kwestii. Przyglądamy się bliżej możliwości wystawiania e-faktur i opisujemy programy do wystawiania faktur online.
Polskie prawo a wystawianie e-faktury od 2022
Zmiany w wystawianiu faktur, które obowiązują od 1 stycznia 2022 r., określa nowelizacja ustawy o VAT i niektórych innych ustaw z 29 października 2021 r. (Dz. U. poz. 2076). Sejm przegłosował projekt ustawy, która wdraża w Polsce Krajowy System e-Faktur. Obecnie możliwość wystawiania e-faktur jest dobrowolna i można tego dokonać w ustandaryzowanym formacie XML wykorzystując KSeF. Takie rozwiązanie to jednak dopiero początek zmian w kierunku rozwoju e-usług i cyfryzacji. Na oficjalnej stronie Ministerstwa Rzeczypospolitej Polskiej można przeczytać, że w 2023 r. korzystanie z e-faktury stanie się obowiązkowe.
Jak wyjaśnia wiceminister finansów Jan Sarnowski: Udostępniając przedsiębiorcom e-fakturę, dołączamy do grona europejskich liderów nowoczesnych e-usług administracji. Polska będzie czwartym krajem UE, który ją wdroży. W 2017 r. zrobiły to Włochy, rok później Hiszpania, a w 2019 Portugalia. E-faktura to nie tylko znaczne ułatwienie dla firm, ale również najbardziej zaawansowany technologicznie sposób zwalczania wyłudzeń VAT. Dzięki analizom big data, tempo wykrywania podatkowych przestępców skróciło się z kilku lat do kilku miesięcy. Po wdrożeniu e-faktury będzie ono liczone już nie w miesiącach, tylko w tygodniach. Pozwoli to na dalsze zmniejszenie luki VAT do poziomu około 5%, takiego jak we Francji.
Jakie korzyści przyniesie przedsiębiorcom korzystanie z e-faktury?
Jedną z największych zalet wystawiania e-faktur jest wygoda i łatwość księgowania. Wszystkie dokumenty są elektroniczne i poukładane zgodnie z potrzebami, np. chronologicznie. Dzięki funkcjom wyszukiwania łatwo i szybko znaleźć potrzebne faktury i informacje. Wybierając nowoczesny sposób e-fakturowania można też zapomnieć o nieeleganckich, pozaginanych i brudnych kartkach, które niejednokrotnie kaleczyły palce księgowych. Faktura w wersji elektronicznej nie ulegnie zniszczeniu i będzie bezpieczna w bazie danych MF. Brak konieczności wydawania duplikatów to kolejna zaleta e-faktur. Jest to też część rozwiązania dotyczącego fakturowania zawartego w pakiecie SLIM VAT 2.
Niektóre programy do wystawiania faktur posiadają wiele ciekawych funkcji, jak np. podgląd w status faktury, który może zmienić się z dokumentu wysłanego na dokument odczytany. Dużym atutem jest także historia działań na fakturze, dzięki której łatwo sprawdzić kto dokonywał zmian, a także sprawdzić historię zapytań o podatnika.
Zacznij e-fakturowanie od 2022 roku
Zmiany w wystawianiu faktur w 2022 r. to duży krok w stronę cyfryzacji. Wykorzystanie nowych technologii w procesie fakturowania wielu firm powoli zmienia oblicze księgowości i tradycyjnego wystawiania faktur w Polsce. Z możliwości wystawiania e-faktur korzysta coraz więcej firm, a głównym powodem zwykle jest wygoda, większa elastyczność, mobilność i funkcjonalność takiego rozwiązania.
Postępujący proces cyfryzacji i usług internetowych, czyli tzw. e-usług to dla wielu przedsiębiorców doskonała okazja, aby wdrożyć nowe technologie i innowacje do swojego działania, zanim zrobi to konkurencja. E-faktura to duże ułatwienie dla firm, ale też sposób na zwalczanie wyłudzeń VAT. Aby zachęcić polskich przedsiębiorców do wystawiania e-faktur w 2022 r., podatnicy wybierający sposób e-fakturowania otrzymują zwrot VAT o ⅓ czasu szybciej niż podatnicy fakturujący w tradycyjny sposób. Wykorzystanie nowoczesnych e-usług w administracji już w tym roku pozwoli na łagodne przejście w obowiązujące przepisy od 2023 r.
Program do wystawiania faktur – jaki wybrać?
Każda nowa technologia i nowoczesny program, którego obsługi trzeba się nauczyć, może wywoływać zamieszanie, dyskomfort i lęk. Naturalne jest, że w wielu osobach pojawia się też niechęć do współczesnych aplikacji i konieczności ich wykorzystania, jeśli było się przyzwyczajonym do wykonywania różnych obowiązków w standardowy sposób. Dobrze zaprojektowany program do wystawiania faktur może jednak zmienić oblicze fakturowania i sprawić, że stanie się ono niezwykle szybkie i proste.
Fakturowanie np. wykorzystując program Melpe, jest możliwe już w 7 sekund. Co więcej, taki program do wystawiania e-faktur ma też wiele innych zalet. To między innymi możliwość wybrania wersji językowej, dodawanie i aktualizacja kontrahenta z bazy Głównego Urzędu Statystycznego, a także sprawdzenie czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
E-fakturowanie to rozwiązanie, które ma ułatwić codzienną pracę, usprawnić procesy i pozwolić wyeliminować wiele błędów. Nowoczesne programy do wystawiania e-faktur powstają z myślą o zmianach, jakie wprowadza polski rząd. Są dopasowane do polskiej rzeczywistości, ale ułatwią fakturowanie i prowadzenie nawet międzynarodowych biznesów. Co jednak istotne, trzeba wiedzieć, że aby wystawić faktury online trzeba mieć zgodę odbiorcy.
