Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz wzbogacenie swojego firmowego ekosystemu informatycznego o niezbędny w jego obsłudze system zarządzania dokumentami. Ogromne zainteresowanie możliwościami, jakie daje taka decyzja sprawiło, że na rynku dostępnych jest sporo zróżnicowanych pod względem funkcjonowania i możliwości systemów klasy DMS. Jakie możliwości oferują najlepsze z nich?
Czym jest system zarządzania dokumentami i jaką pełni funkcję?
System obiegu dokumentów to oprogramowanie informatyczne, które zostało stworzone w celu praktycznej realizacji koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów. Pod skrótem DMS kryją się nowoczesne rozwiązania IT dla biznesu, dzięki którym możliwe jest łatwe, szybkie i intuicyjne zarządzanie całokształtem firmowej dokumentacji przechowywanej w postaci elektronicznej. Zakres korzyści, jakie zapewnia firmom dobry system obiegu dokumentów jest ściśle związany z oferowaną w jego ramach funkcjonalnością. A ta może być bardzo zróżnicowana.
Najnowocześniejsze, najbardziej zaawansowane pod względem technologicznym oprogramowanie klasy DMS korzysta z technologii i mechanizmów m. in. z zakresu silnika workflow, uczenia maszynowego (ML), sztucznej inteligencji (AI), automatyzacji procesów biznesowych (BPA), robotyzacji procesów biznesowych (RPA), inteligentnego rozpoznawania tekstu (OCR), podpisu cyfrowego oraz wielu innych innowacji, które doskonale sprawdzają się w pracy z firmową dokumentacją. Pomimo swojej rozbudowanej, złożonej funkcjonalności, systemy DMS pozostają przy tym rozwiązaniami prostymi w obsłudze oraz przyjaznymi dla użytkownika. Cechuje je także łatwa skalowalność, wysokie standardy bezpieczeństwa ochrony danych oraz audytowalność pozwalająca na szybkie reagowanie na wszelkie nieprawidłowości.
Jaki system obiegu dokumentów wybrać i dlaczego powinna to być platforma low-code?
Na szczególną uwagę wśród aktualnie dostępnego na rynku oprogramowania informatycznego dedykowanego zarządzaniu dokumentacją zasługują innowacyjne, oparte o najnowsze technologie, wysokofunkcjonalne platformy low-code. Ten nowoczesny system obiegu dokumentów pozwala na szybkie i ekonomiczne budowanie kompletnych aplikacji biznesowych bez kodowania.
Funkcjonowanie platform niskokodowych wspierają wszystkie wymienione powyżej mechanizmy i technologie oraz dodatkowe, autorskie rozwiązania, niedostępne nigdzie indziej. Za przykład może tu posłużyć chociażby unikalna technologia InstantChange™ dostępna tylko i wyłącznie w ramach platformy WEBCON BPS. Pozwala ona nie tylko na szybkie dostarczanie aplikacji biznesowych, ale także ich zmienianie i dostosowywanie z natychmiastowym rezultatem, co w dobie cyfrowej transformacji doceni każda dynamicznie zmieniająca się i rozwijająca firma.
Decydując się na wdrożenie takiego rozwiązania przedsiębiorstwo zyskuje więc nie tylko potężne i wysoko funkcjonalne narzędzie do szybkiego dostarczania aplikacji sterujących zarządzaniem dokumentacją i jej przepływem, ale także możliwość bieżącego dostosowywania aplikacji do dynamicznie zmieniających się w czasie potrzeb własnych, co stanowi wręcz nieoceniony atut dla systematycznego rozwijania działalności biznesowej w tak wymagającej erze cyfrowej.
