Zgodnie z przyjętą i obowiązującą już nowelizacją ustawy akcyzowej od 1 stycznia 2022 roku ewidencja akcyzowa ma być prowadzona wyłącznie w wersji elektronicznej. Jakie korzyści mają przynieść te zmiany i co to oznacza dla przedsiębiorców?
Nowelizacja ustawy akcyzowej i nowe rozporządzenie ws. ewidencji akcyzowych
Nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy wynika m.in. z wdrażania procesu elektronizacji prowadzenia ewidencji akcyzowych. Wraz z nim ma zmienić się także zakres danych zawieranych w tego typu dokumentach. Ta modyfikacja dotyczy przede wszystkim powiązania ewidencji z miejscem prowadzenia działalności gospodarczej, ale wprowadzane zmiany wpłyną również na dokumentację kontroli związanej z produkcją alkoholu etylowego, wyrobów winiarskich i piwa.
Istotną zmianą wynikającą z nowelizacji jest też rezygnacja z określania wzorów ewidencji podatkowych znaków akcyzy, ksiąg kontroli oraz dokumentacji zawierających informacje o produkcji alkoholu etylowego, piwa i wyrobów winiarskich. W praktyce ma to zapewnić przedsiębiorcom więcej elastyczności w prowadzaniu niezbędnej dokumentacji.
Firmy prowadzące aktualnie ewidencje oraz inną dokumentację w formie elektronicznej zobowiązane są do ich dostosowania do nowych wymogów. Może to oznaczać konieczność modyfikacji wykorzystywanych do tej pory narzędzi. Przedsiębiorstwa prowadzące dokumentację w formie papierowej z kolei muszą wdrożyć specjalne programy umożliwiające spełnienie nowych wymogów.
Trzeba przy tym zaznaczyć, że programy wykorzystywane przez przedsiębiorców do prowadzenia ewidencji muszą być zgodne z wytycznymi zawartymi w nowym rozporządzeniu ws. ewidencji. Tego typu narzędzia powinny m.in. umożliwić sporządzenie i wydruk zestawień danych określonych w przepisach zgodnie z porządkiem chronologicznym czy też przygotowywanie raportów z dokumentacji na żądanie organów podatkowych. Rozwiązania te mają na celu ułatwić sprawowanie kontroli.
Jak wybrać odpowiednie narzędzie do prowadzenia ewidencji akcyzowej?
Do wejścia w życie obowiązku prowadzenia ewidencji akcyzowej wyłącznie w formie elektronicznej pozostało zaledwie kilka miesięcy, dlatego warto już teraz poszukać rozwiązania spełniającego zawarte w nowelizacji wymogi. Narzędzia tego typu mogą opierać się na często stosowanym w przedsiębiorstwach programie MS Office, ale mogą także współpracować z innymi systemami. Warto zainwestować w aplikacje umożliwiające generowanie raportów, co z pewnością ułatwi przygotowanie dokumentacji na potrzeby ewentualnych kontroli.
Chociaż obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej wchodzi w życie wraz z początkiem 2022 roku, już teraz wiele firm korzysta ze specjalnych narzędzi przeznaczonych do tego celu. Produkty tego typu oferowane przez PwC funkcjonują w przedsiębiorstwach już od dłuższego czasu, co pozwoliło na ich weryfikację pod względem poprawności. Rozsądnie jest też postawić na programy nie tylko proste w obsłudze, ale też mające budowę modułową, aby w razie potrzeby można je było rozszerzać o kolejne typy ewidencji akcyzowych.
