Zarządzanie nieruchomościami jest ściśle regulowane przepisami ustawowymi. Zarządcą nieruchomości może zostać osoba, która spełnia określone wymagania, a samo zarządzanie polega na realizowaniu nałożonych obowiązków i realizowaniu praw.
Zarządzanie nieruchomościami reguluje ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 o gospodarce nieruchomościami. Zarządca nieruchomości to przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą z zakresu zarządzania nieruchomościami. Zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością. Jeżeli zarządca nieruchomości wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, podlega on również ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone działaniem tych osób.
Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością, a w szczególności właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości, bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości, właściwej gospodarki energetycznej, a także bieżące administrowanie nieruchomością, utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem, uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.
Zakres zarządzania nieruchomością określa umowa o zarządzanie nieruchomością, zawarta z jej właścicielem, wspólnotą mieszkaniową albo inną osobą lub jednostką organizacyjną, której przysługuje prawo do nieruchomości. Umowa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności.
Co interesujące, zarządca nieruchomości przekazuje organom wykonawczym gminy właściwej ze względu na miejsce położenia nieruchomości dane dotyczące czynszów najmu lokali mieszkalnych, w powiązaniu z lokalizacją, wiekiem budynku i jego stanem technicznym oraz powierzchnią użytkową lokalu i jego standardem, wynikające z umów najmu, położonych w zarządzanych przez niego budynkach. Termin i wzór przekazywania tych informacji określają przepisy.
W praktyce w przypadku spółdzielni mieszkaniowych to sama spółdzielnia pozostaje zarządcą nieruchomości, dla której prowadzona jest jedna albo kilka ksiąg wieczystych. W przypadku, gdy nową nieruchomość stawia inny deweloper, a następnie tworzona jest wspólnota mieszkaniowa, najczęściej przekazuje ona kompetencje zarządzania właśnie zarządcy nieruchomości. Działania zarządcy mogą obejmować nieruchomość, dla której prowadzona jest jedna bądź więcej ksiąg wieczystych, w zależności od skali działalności zarządcy.
